ATTENZIONE: il Sistema di segnalazione delle violazioni Whistleblowing non è destinato a raccogliere richieste e domande di natura commerciale; tale canale non può essere utilizzato per proporre reclami/lamentele, né per segnalare fatti o controversie concernenti il rapporto di lavoro. Per eventuali problematiche che esulano dal whistleblowing occorre far riferimento agli altri canali previsti da Banca Popolare di Cortona, indicati sul sito ovvero nella documentazione di Trasparenza.
In Banca Popolare di Cortona è attivo un sistema interno di segnalazione di atti o fatti che possano costituire violazioni di norme disciplinanti l’attività bancaria o altre condotte illecite (Whistleblowing); tale sistema assicura la massima riservatezza dei dati personali del soggetto segnalante e dei soggetti terzi eventualmente coinvolti, anche al fine di tutelarli da eventuali condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali conseguenti alla segnalazione, così come previsto dalla normativa applicabile.
Ai sensi del D. Lgs n. 24/2023 possono inviare una segnalazione whistleblowing tutti i dipendenti e i collaboratori (a prescindere dal loro inquadramento contrattuale), i fornitori, i partner e i consulenti, i volontari e i tirocinanti che prestano la propria attività presso la Banca, nonché gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso la Banca. Le forme di tutela previste dal D. Lgs n. 24/2023 si applicano anche qualora la segnalazione avvenga nei seguenti casi: quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali; durante il periodo di prova; successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto.
Al segnalante non vengono garantite le tutele previste qualora la segnalazione riporti informazioni false, rese con dolo o colpa grave (c.d. Segnalazione in “mala fede”); tale comportamento potrà dare luogo anche ad un procedimento disciplinare o azioni legali nei suoi confronti.
Le segnalazioni possono avere per oggetto (elenco a titolo esemplificativo e non esaustivo):
E’ possibile inviare le segnalazioni di Whistleblowing utilizzando gli specifici canali di seguito indicati.
La segnalazione può essere trasmessa tramite la piattaforma informatica adottata dalla Banca accessibile al seguente link.
Dopo aver preso visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali presente nella piattaforma informatica, sarà possibile scegliere tra:
La segnalazione deve contenere una circostanziata descrizione dei fatti e dei comportamenti considerati in contrasto con la normativa indicando, ove possibile, anche i documenti, le regole che si considerano violate e gli altri riscontri utili a condurre l’accertamento sui fatti contestati.
La procedura informatica garantisce sempre l’assoluta riservatezza dei dati del segnalante, la confidenzialità delle informazioni fornite dallo stesso e l’anonimato per quanto previsto e consentito dalla normativa. La procedura informatica consente al segnalante di comunicare con il Responsabile del sistema interno di segnalazione delle violazioni mediante un canale di comunicazione protetto e riservato sito all'interno della procedura stessa di segnalazione.
In caso di segnalazione di violazioni relative alla normativa antiriciclaggio, la procedura consente inoltre al segnalante di inserire una dichiarazione circa la volontà, o meno, di rilasciare la sua identità. Il segnalante ha infine l’obbligo di dichiarare se ha un interesse personale collegato alla segnalazione.
Una volta inserita la segnalazione, la procedura informatica genererà un apposito codice alfanumerico attraverso il quale il segnalante potrà verificare in qualsiasi momento la conferma di ricezione della segnalazione, lo stato di avanzamento della pratica, e le eventuali richieste di approfondimenti e/o di ulteriore documentazione a supporto.
La piattaforma informatica costituisce il principale canale per l’invio delle segnalazioni; fermo quanto precede, è possibile effettuare una segnalazione anche con le seguenti modalità:
La segnalazione su supporto cartaceo dovrà essere effettuata utilizzando i seguenti moduli:
“Modulo segnalazione di Whistleblowing TUB/TUF/CAP/D.Lgs 24/2023”
“Modulo segnalazione di Whistleblowing – AML”
Il modulo di segnalazione andrà inviato per posta ordinaria in busta chiusa con l’indicazione “Segnalazione di Whistleblowing – documento riservato” al seguente indirizzo: Banca Popolare di Cortona, via Guelfa 4 - 52044 Cortona (AR) – all’attenzione del Responsabile del Sistema di Whistleblowing. Qualora il segnalante ritenga che vi sia un rischio di conflitto di interesse, potrà spedirla al medesimo indirizzo, all’attenzione del Responsabile della Funzione di Compliance. Nel modulo il segnalante dovrà confermare di aver preso visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali, (per consultare l’informativa, clicca qui)
Il segnalante potrà richiedere un colloquio diretto e confidenziale con il Responsabile del Sistema di Whistleblowing da richiedere alla Segreteria della Banca Popolare di Cortona SCpA al numero di telefono 0575/698001. Qualora il segnalante ritenga che vi sia un rischio di conflitto di interesse, il colloquio dovrà essere chiesto al medesimo recapito telefonico specificando che sia tenuto con il Responsabile della Funzione di Compliance.
Il segnalante riceverà riscontro della segnalazione entro un termine di tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza dell'avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
Il Responsabile del Sistema di Whistleblowing di Banca Popolare di Cortona è il soggetto incaricato di assicurare il corretto svolgimento del processo.
I dati personali e le informazioni acquisite con le segnalazioni da Banca Popolare di Cortona saranno trattati dalla stessa in qualità di Titolare del trattamento, in adempimento di un obbligo di legge. I dati saranno conservati non oltre 5 anni dell’esito finale della procedura.
In via prioritaria, le persone segnalanti sono incoraggiate a utilizzare i canali interni; al ricorrere di determinate condizioni, è possibile inviare una segnalazione esterna all’ANAC (“Autorità Nazionale Anticorruzione”) secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell’ente whistleblowing.anticorruzione.it, in presenza di una delle seguenti condizioni: